Une personne, homme ou femme ayant entre 25 et 55 ans avec comme niveau d´étude BACC plus 3 ni plus ni moins parlant et écrivant français, anglais

OFFRE D´EMPLOI

Contexte

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. Elle a pour objectif de répondre à l’ensemble des besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. PUI est présente dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, dans le Caucase et les Caraïbes, et intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique.

     PUI est présente au Cameroun depuis 2008, sur le front Est / Adamaoua tout d’abord puis dans l’Extrême Nord (EN) en 2014/2015, via sa base de Maroua. Elle y mène des activités d’urgence et de relèvement en Eau Hygiène et Assainissement (EHA), Sécurité Alimentaire Nutritionnelle et Moyens d’Existence (SANME), Articles Ménagers Essentiels (AME)/Abri. Depuis 2017, PUI s’est étendue dans le Logone-et-Chari (LC) depuis sa base de Kousseri où les équipes mènent des projets en SANME EHA, Abri AME dans le cadre du Rapid Response Mechanism (RRM)

     Depuis 2016, le Cameroun fait face à une crise interne sans précédent dans les régions anglophones du Nord-Ouest et du Sud-Ouest (NOSO). Cette crise, initialement basée sur des revendications corporatistes des avocats et des enseignants, a progressivement basculé vers des revendications sécessionnistes fortes et des affrontements armés violents.

     Ces événements entrainent d’importants déplacements de populations qui fuient vers des zones considérées comme plus sûres, notamment dans la région de l’Ouest qui constitue l’un des principaux points d’accueil des déplacés, principalement dans les départements de la Menoua, de Bamboutos et du Noun.

     Les données  les plus récentes collectées par l’OIM et OCHA estiment au 15 septembre 2021 qu’il y avait 84 927 déplacés dans la région de l’Ouest, principalement dans les départements de la Menoua (18 761), de Bamboutos (22 131) et du Noun (19 061). 42% de ces déplacés, soit environ 37 000 personnes, l’ont été durant et avant l’année 2018. Environ 7 994 des déplacés, soit 9%, l’ont été entre janvier et juillet 2021. Il convient tout de même de préciser que ces chiffres fluctuent rapidement en raison des nombreux mouvements pendulaires qui caractérisent la zone.

     Bien que le conflit soit principalement localisé dans les régions du Nord-Ouest et du Sud-Ouest, nous assistons à une recrudescence des attaques dans les régions frontalières, notamment à l’Ouest.

Dans ce cadre, PUI recrute un (e) Administrateur (trice) base.                                                                                                           

Objectif global :

      Sous la responsabilité directe du Coordinateur Terrain, et sous la responsabilité fonctionnelle du/de la  Coordinateur (trice) Administratif (ve) et Financier(e) (CAF) et du/ de l’Adjoint Coordinateur Ressources Humaines, l’Administrateur (trice) Base est responsable du bon fonctionnement des services administration, finance et ressources humaines de la base dans le respect des procédures PUI et bailleurs.

Responsabilités et champs d’actions

1. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA ZONE
2. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES DE LA ZONE
3. ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE
4. PARTICIPER AU DIMENSIONNEMENT FINANCIER DES PROJETS, A LEUR ELABORATION, IMPLEMENTATION ET CLOTURE
5. ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION

Objectifs spécifiques et activités associée

1. ASSURER LE SUIVI ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA ZONE

• Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base ;
• Il/Elle est garant de la bonne gestion des ressources financières des programmes de la base, dans le respect des budgets, des procédures Bailleur et de PUI ;
• Il/Elle est responsable de la centralisation des mises à jour mensuelle des suivis budgétaires des projets de sa base en lien avec les départements programme et logistique, fait le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités, détecte les écarts et alerte/propose des ajustements au/à la Coordinateur(trice) Terrain de Foumban et au/à la CAF ;
• Il/Elle participe à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets, des rapports financiers et le travaux d’audits ;
• Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi, après validation du/de la Coordinateur Terrain de Foumban ;
• Avec le/la CAF et le/la Coordinateur Terrain de Foumban, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements ;
• Avec le/la CAF et le/la Coordinateur Terrain de Foumban, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base ;
• Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat ;
• Il/elle Veille à ce que les procédures d’achats de matériel destiné aux différents projets de la base respectent les directives bailleurs et de PUI ;
• Il/Elle est le garant de la tenue des comptes (cloture comptable mensuelle et annuelle) et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.
• Il/elle révise les pièces justificatives comptables du mois en tenant compte des informations analytiques et comptables avant l’archivage numérique par l’Assistant(e) Admin/fin/RH ;
• Il/elle est responsable de l’envoi des archives numériques et des pièces comptables originales de sa base à la Coordination finance selon le calendrier établi.

2. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES DE LA ZONE

• Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.
• Il/Elle assure ou délègue la responsabilité du briefing administratif, financier et RH de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que les procédures administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises.
• Il/Elle diffuse / explique aux équipes les différentes politiques RH en place et notamment le code de conduite, la PEAS, la politique de protection de l’enfant, la politique antifraude, les mécanismes d’alerte ;
• Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.
• Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.
• Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, et les diffuse pour validation au Coordinateur Terrain de Foumban et à la coordination RH et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
• Il/Elle recense les besoins de formation sur la base, participe à l’élaboration du plan de formation, fait le suivi de sa mise en oeuvre au niveau de la base ; et complète la formation du personnel local si besoin dans son domaine de compétence ;
• Il/Elle est garant(e) du respect de la procédure disciplinaire et supervise tout processus disciplinaire mené au sein de la base (rédaction de la demande d’explication, entretien complémentaire etc…) et est éventuellement force de proposition en ce qui concerne les sanctions à appliquer en lien avec le Coordinateur Terrain et la coordination RH Capitale.
• Il/Elle assure mensuellement au niveau de sa base, le suivi de la mise à jour des outils de suivi des ressources nationales: organigrammes, base de données, l’outil de suivi de gestion RH…, et veille à ce que ces outils soient transmis à la coordination ressources humaines.
• Il/Elle se réfère au TAFF du FFU de chaque mois pour la mise à jour mensuelle des outils RH afin d’actualiser la couverture financière des différents postes sur sa base, nécessaire à la prise de décision ;
• Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an, et une fois l’analyse des évaluations faite, il/elle remonte les besoins de formation enregistrés au niveau de sa base.
• Il/Elle est l’interlocuteur(trice) principal(e) du personnel national pour toutes les demandes d’information concernant statut, couverture sociale,  paye et les descriptions de poste et s’assure que toute information administrative relative au personnel est correctement relayée aux intéressés (contrat, congé, règlement intérieur, paiement salaire, etc.).
• Il/Elle est, sous la supervision du coordinateur terrain, le/ la garant (e) au niveau de la base du respect des règles de communication liée aux ressources humaines en interne (réunion d’information générale, réunion avec les délégués du personnel etc…) et en externe (avec les instances gouvernementales (CNPS, inspection du travail etc…) ;
• Il/Elle promeut le bon esprit d’équipe au sein de la base et encourage les activités collectives ;
• Il/Elle assure un suivi du climat social ou de l’état d’esprit du personnel et apporte conseils et soutien à l’équipe de coordination de la Base concernant les mesures à prendre, le cas échéant ;
• Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte au Coordinateur Terrain de Foumban dans le cas où il/elle ne parvienne pas seul/e à régler le différend.  
• Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale.

3. ASSURER LE MANAGEMENT ET LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL SOUS SA RESPONSABILITE HIERARCHIQUE         

• Il/Elle supervise toute l’équipe administrative de la base.
• Il/Elle planifie et organise les activités de l’équipe administrative de sa base.
• Il/Elle recrute, évalue, élabore des plans d’action individuels aux membres de son équipe
• Il/Elle assure la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité hiérarchique en collaboration avec son supérieur hiérarchique.
• Il/Elle renforce son équipe en réalisant des ateliers de renforcement des capacités en fonction des besoins identifiés.
• Il/Elle élabore un planning de congés de son équipe en fonction des besoins.
• Il/Elle tient des réunions hebdomadaires avec son équipe et s’assure que les objectifs sont réalisés dans les temps.

4. PARTICIPER AU DIMENSIONNEMENT FINANCIER DES PROJETS, A LEUR ELABORATION, IMPLEMENTATION ET CLÔTURE

• Il/Elle participe, sous la supervision du coordinateur terrain, à l’élaboration des propositions de projet sur le plan financier (montage du budget, mise à jour du BOQ RH etc..) en lien avec les responsables projet et la coordination finance et RH en capitale
• Il/Elle participe, sous la supervision du coordinateur terrain, au dimensionnement des besoins en ressources humaines en lien avec les équipes programmes et logistiques.
• Il/Elle alerte les équipes programmes en lien avec son supérieur hiérarchique des potentiels risques financiers et/ou ressources humaines dans la mise en œuvres des activités du projet.
• Il/Elle contribue activement aux audits externes et internes.

5. ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATION

• Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie)
• Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
• Il/Elle assure une veille juridique et fiscale et informe son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et fonctionnel de toute évolution de la réglementation pouvant impacter l’organisation.

Profil recherché:

Etre titulaire d’un Bacc+3 en gestion administrative et  financière, Bacc+5 et/ou formation Bioforce apprécié.

Expérience Professionnelle :

• Expérience d’au moins trois (03) ans continus à un poste similaire dans une entreprise OU d’au moins un (01) an à un poste similaire dans une organisation internationale.
• Expérience à l’international appréciée.

Connaissances et compétences obligatoires

• Suivi et analyse budgétaire
• Comptabilité
• Ressources humaines
• Gestion de conflits
• Gestion d’équipe
• Français
• Une des langues des zones d’interventions (Nguiembo, Yemba, Bamoun, pidgin etc…)
• Pack Office
• HOMERE

Connaissances et compétences appréciées

• Connaissances procédures bailleurs institutionnels (UE, OFDA, ECHO, AAP, BHA, agences UN…)
• Anglais
• Autres langues locales

Caractéristiques personnelles requises :

• Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
• Bonne résistance au stress et à l’isolement géographique
• Sens de la diplomatie
• Capacité d’analyse
• Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
• Organisation, rigueur et respect des échéances
• Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
• Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Conditions

• Poste basé à Foumban (région de l’Ouest)
• Contrat à Durée Déterminée.
• Salaire défini selon la grille salariale PUI.
• Entrée en poste en JANVIER 2023 (sous réserve de financement).
• Les candidats ressortissants de la localité de recrutement et/ou résidant seront priorisés.
• Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

Il/Elle contribue activement aux audits externes et internes.